Étude de cas
Immobilier
Automatiser la gestion administrative
Contexte
Un acteur de la gestion immobilière gérait manuellement ses baux, contrats de location, facturations et échéanciers. Les équipes étaient noyées sous les tâches répétitives : suivi des loyers, renouvellements, indexations, envoi des avis et relances. La dépendance à Excel rendait chaque opération chronophage et risquée.
Objectif
Fluidifier la gestion des contrats, baux et facturation en automatisant 60 % des tâches administratives.
Défi
Mettre en place une architecture capable de gérer en continu des centaines de contrats avec des logiques complexes d’échéances, d’indexations et de relances.
Solution mise en place
Phase 1
Analyse fonctionnelle des flux contractuels
L’équipe Mon Expert Odoo a disséqué les flux :
Échéances gérées à la main.
Aucun lien automatisé entre contrat et facturation.
Relances manuelles chronophages.
Risques élevés d’erreurs sur les montants et les dates.
Phase 2
Automatisation des contrats et échéances
Numérisation des baux et contrats dans Odoo.
Génération automatique des factures selon les échéances contractuelles.
Indexation annuelle automatisée.
Envoi automatique des avis de paiement.
Les équipes sont passées d’une gestion subie à une gestion prédictive et structurée.
Phase 3
Relances intelligentes et pilotage global
Relances automatisées selon typologie de contrat.
Tableaux de bord consolidés.
Suivi en temps réel des encaissements et retards.
Alertes internes sur les échéances critiques.
L’entreprise dispose désormais d’un système entièrement piloté par événements, sans surcharge administrative.
Résultats
En six mois, ils ont pu observer :
60 % des tâches administratives automatisées.
Une fiabilité accrue sur la facturation récurrente.
Des relances systématiques et sans friction.
Une visibilité complète sur les flux locatifs.
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